Jak zarejestrować firmę w siedzibie coworking space?

Idea wspólnej pracy stale zyskuje na popularności, nie dziwi zatem fakt, że wielu aspirujących przedsiębiorców rozważa opcję korzystania z usług biur coworkingowych. W tym miejscu pojawia się jednak problem związany z rejestracją działalności gospodarczej, a konkretnie – z siedzibą firmy. Na szczęście to tylko pozory, bowiem jak pokazuje praktyka, rejestracja działalności pod adresem coworking space jest dziecinnie prosta.

Ograniczony kapitał to zjawisko doskonale znane większości przedsiębiorców. W tym kontekście rola biur coworkingowych okazuje się nieoceniona. W porównaniu z wynajmem tradycyjnego biura, korzystanie z wspólnej przestrzeni pozwala zaoszczędzić sporą kwotę w skali miesiąca. Należy także podkreślić, że niektóre formy działalności nie wymagają stałej przestrzeni biurowej. W takiej sytuacji ponoszenie wysokich kosztów wynajmu byłoby niczym nieuzasadnionym wydatkiem, zwłaszcza w sytuacji, w której adres usługodawcy może stać się adresem siedziby firmy.

Niezbędne dokumenty

Procedura rejestracji firmy w biurze coworkingowym nie różni się znacząco od czynności związanych z rejestracją firmy pod adresem tradycyjnego biura. Zarówno w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i spółki, podmiot rejestrujący firmę musi posiadać prawo do użytkowania lokalu, w którym działalność będzie prowadzona. Należy jednak zaznaczyć, że w obu przypadkach nie jest wymagany załącznik w postaci umowy najmu. Obowiązuje bowiem zasada domniemania prawdziwości podanych danych, jednak w pewnych sytuacjach może stwarzać to spore trudności. Dotyczy to zwłaszcza działalności jednoosobowej – organ podatkowy może uznać, że skoro nie została przedstawiona umowa najmu, zachodzi nieodpłatne świadczenie usługi na rzecz podmiotu gospodarczego, co może doprowadzić do zakwestionowania wysokości kosztów uzyskania przychodu. Zatem pomimo braku wyraźnego wskazania w obowiązujących przepisach prawa, w każdej sytuacji bezpieczniej jest przedstawiać umowę podpisaną z biurem coworkingowym.

W tym przypadku w grę wchodzą dwie opcje. Działalność wielu biur coworkingowych przewiduje świadczenie usług z zakresu udostępniania wirtualnego adresu. W takim przypadku podpisana zostanie umowa usługowa – wirtualne biuro. Inne firmy bazują na standardowej umowie wynajmu powierzchni biurowej, co w dużej mierze eliminuje wszelkie trudności w rejestracji firmy. Początkowo dokument podpisywany jest przez usługodawcę / najemcę i usługobiorcę / wynajmującego w postaci osoby fizycznej. Dopiero po zarejestrowaniu firmy wprowadzany jest stosowny aneks do umowy. 

rejestracja firmy - dokumenty

Dalsza dokumentacja to standardowe pozycje, zgodne z obowiązującą zasadą jednego okienka. Osoba zakładająca jednoosobową działalność gospodarczą musi uzyskać wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, zatem wypełnia formularz CEiDG-1, który jednocześnie skutkuje zgłoszeniem do ZUS-u, GUS-u oraz do Urzędu Skarbowego. W terminie 7 dni należy dokonać zgłoszenia do ubezpieczenia, składając we właściwym oddziale Zakładu Ubezpieczeń Społecznych formularz ZUS ZUA. Osoby, które chcą zostać czynnym płatnikiem podatku VAT, powinny złożyć deklarację VAT-R (w urzędzie skarbowym). 

Do rejestracji spółki w KRS niezbędne będą następujące dokumenty:

• umowa spółki,
• zgoda na powołanie,
• potwierdzenie powołania członków zarządu,
• wykaz wspólników,
• dokument stwierdzający dane adresowe członków zarządu,
• oświadczenie zarządu potwierdzające wniesienie kapitału

Do kogo udać się na samym początku?

Przepisy prawa wymagają od wnioskującego obowiązkowego wskazania adresu zamieszkania, zameldowania, wykonywania działalności gospodarczej oraz do doręczeń. W przypadku braku sprecyzowania dwóch ostatnich pozycji, adres domowy automatycznie staje się siedzibą firmy. W tym przypadku sprawa dotyczy jednak rejestracji firmy pod adresem biura coworkingowego, zatem w pierwszej kolejności należy uzyskać tytuł prawny do lokalu. 

Najpierw wybieramy biuro coworkingowe w interesującej nas lokalizacji i z odpowiednimi warunkami, które umożliwia rejestrację firmy pod swoim adresem (taka usługa obecnie należy do standardowej oferty, jednak wcześniej warto upewnić się, że taka możliwość rzeczywiście istnieje). Dopiero po dopełnieniu wszelkich formalności związanych z umową zyskujemy tytuł prawny do adresu i przypisanego do niego lokalu. Dalsza procedura jest standardowa i przewiduje złożenie formularza CEiDG-1 drogą elektroniczną, pocztową lub w urzędzie gminy / miasta / dzielnicy. 

lokalizacja firmy


Rejestracja spółki przewiduje dokonanie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. W tym celu należy złożyć formularz KRS-W3 w sądzie rejestrowym właściwym dla siedziby spółki, zatem w tym przypadku wybór odpowiedniego coworking space nabiera szczególnego znaczenia, rodzi to bowiem obowiązki podatkowe odpowiednie dla wskazanego adresu. 

Adres firmy w coworking space – korzyści

Rejestracja firmy w biurze coworkingowym niesie z sobą wiele realnych korzyści, które bardzo szybko odczuje każdy przedsiębiorca. Podstawową zaletą jest rozdzielenie strefy prywatnej i zawodowej. Alternatywą dla osób, które rozważają taką opcję, najczęściej jest rejestracja działalności we własnym mieszkaniu. To z kolei rodzi sporo niedogodności, jak choćby w postaci wizyt urzędników w miejscu zamieszkania i napływu firmowej korespondencji do prywatnej skrzynki pocztowej. Rejestrując firmę w coworking space zyskujemy pewność, że nic nie zakłuci domowego spokoju. 

Bardzo duże znaczenie ma tu także prestiż. Adres w samym centrum miasta sprawia, że firma jest postrzegana w kategoriach solidnego partnera, co ma niebagatelne znaczenie przede wszystkim w początkowej fazie prowadzenia działalności. 

Nie można nie wspomnieć też o redukcji kosztów. Wynajem przestrzeni i adresu w coworking space pozostaje opcją nieporównywalnie tańszą od wynajmu tradycyjnego biura.