Zasady funkcjonowania wirtualnego biura

Liczba przedsiębiorców, którzy decydują się na usługi wirtualnego biura, wzrasta z roku na rok. Długa lista korzyści wynikających z takiego rozwiązania przyciąga nie tylko dużych graczy, ale przede wszystkim te osoby, które w świecie biznesu stawiają dopiero swoje pierwsze kroki. Na jakiej zasadzie funkcjonują tego typu obiekty i czy rzeczywiście stanowią solidną podporę dla działalności?

Postęp technologiczny wywarł znaczący wpływ na strefę samozatrudnienia. Tradycyjny model działalności gospodarczej powoli staje się reliktem przeszłości, obecnie handel i usługi przenoszą się do przestrzeni wirtualnej, gdzie nie istnieją ograniczenia terytorialne. O ile taki model biznesowy niesie z sobą masę korzyści, to należy też wspomnieć o kilku niedogodnościach, jakie pojawiają się w tym miejscu. Jedna z nich to konieczność wynajmu biura w sytuacji, w której de facto nie jest ono potrzebne do sprawnego wykonywania pracy. W niektórych sytuacjach można zarejestrować firmę we własnym mieszkaniu, jednak takie rozwiązanie jest dość niekomfortowe i w pewnych okolicznościach także nieefektywne. Czy nie ma opcji pośredniej? Jest, a jej nazwa to wirtualne biuro. 

Jak wygląda praca w wirtualnym biurze?

W pierwszej chwili określenie wirtualne biuro może nasuwać błędne sugestie. Słowo „wirtualne” wskazuje bowiem na obiekt nienamacalny, czyli niemający fizycznej postaci. Tymczasem okazuje się, że wirtualne biura to realnie istniejące firmy udostępniające realną przestrzeń, w przeciwnym wypadku cała koncepcja nie miałaby sensu.

Usługa, o której mowa, umożliwia przedsiębiorcy korzystanie z adresu (często bardzo prestiżowego, co w tym przypadku jest ogromną zaletą), numeru telefonu i faksu. Jednocześnie zapewniane jest częściowe lub pełne wsparcie biurowe i sekretarskie, zależnie od „pakietu”, na który zdecyduje się przedsiębiorca. Co zatem odróżnia placówkę tego typu od biura tradycyjnego lub coworkingowego? To, co dla większości osób jest w tym przypadku największą wartością – brak konieczności fizycznego przebywania w wynajętym obiekcie. 
Praca w wirtualnym biurze przewiduje możliwość prowadzenia działalności w zaciszu własnych czterech kątów bez konieczności wiązania adresu firmowego z domowym. O korzyściach, jakie wynikają z takiego stanu rzeczy, chyba nikogo nie trzeba przekonywać, skupmy się zatem na samej formie pracy w wirtualnym biurze. Obsługę firmy zapewnia wykwalifikowany personel, którego zakres obowiązków jest ustalany indywidualnie podczas podpisywania umowy (od tego zależy też finalna cena usługi, która zwykle startuje od kilkudziesięciu złotych miesięcznie). 

Ideą wirtualnego biura jest zapewnienie profesjonalnego wsparcia dla pracy zdalnej, zatem przed personelem stawiane są szczególne wymogi. Opiekę nad bieżącymi sprawami klienta sprawują wyłącznie najlepsi specjaliści, którzy potrafią zarządzać swoim czasem w sposób perfekcyjny i wykazują znaczną samodyscyplinę. W przypadku pracy zdalnej spełnienie tych warunków jest koniecznością. 

adres w biurze na godziny

Odbiór korespondencji i własna księgowa – na odległość

Wirtualne biura mają w założeniu oferować wszystkie udogodnienia, które pozwolą przedsiębiorcy skupić się na faktycznym przedmiocie prowadzonej przez niego działalności. Obsługa administracyjna, biurowa i sekretarska leży po stronie usługodawcy. 

Wcześniej wspomnieliśmy, że adresem firmy klienta jest lokalizacja wirtualnej placówki. Oznacza to, że przedsiębiorca nie jest „zalewany” falą służbowej korespondencji. Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak wiele czasu może zająć obsługa. Odebrana w wirtualnym biurze korespondencja jest niezwłocznie przekazywana do klienta, najczęściej w formie zeskanowanej dokumentacji (choć istnieją też inne możliwości). 

Profesjonalna księgowa stanowi nieocenione wsparcie dla każdego przedsiębiorcy. Rzecz w tym, że współpraca z biurem rachunkowym pochłania sporo czasu, a w biznesie jak nigdzie indziej sprawdza się stare przysłowie, według którego czas to pieniądz. Możliwość połączenia usług wirtualnego biura z księgowością to ogromne udogodnienie, które doceni każda osoba korzystająca z tego typu wsparcia. Wszystkimi sprawami firmy zajmuje się w tym przypadku jeden podmiot, co znacząco sprzyja usprawnieniu procesu przepływu informacji, nie tylko na linii biuro-klient, ale także w strukturach wewnętrznych usługodawcy. 

Wsparcie prowadzenia działalności gospodarczej

W tym miejscu nie kończy się jednak zakres kompetencji wirtualnego biura. Niektóre firmy oferują także usługi związane z doradztwem podatkowym i prawnym. Przepisy regulujące zasady prowadzenia działalności gospodarczej zmieniają się na tyle dynamicznie, że taka pomoc stanowi realne udogodnienie.

A co w przypadku, gdy przedsiębiorca potrzebuje fizycznej przestrzeni? W każdej działalności zdarzają się przecież sytuacje, w których wymagany jest osobisty kontakt z kontrahentem bądź z klientem, a wskazanie miejsca spotkania w lokalizacji innej niż ta, która stanowi siedzibę firmy, może być odebrane jako brak profesjonalizmu. W takiej sytuacji wystarczy tylko zarezerwować salę konferencyjną, a wirtualne biuro stanie się fizycznym biurem.

Biorąc pod uwagę elastyczność i szeroki zakres świadczonych usług, wirtualne biuro stanowi doskonałą alternatywę dla tych osób, które na ogół nie potrzebują fizycznej przestrzeni. Adres w prestiżowej lokalizacji, kompleksowy charakter świadczonych usług i w stu procentach profesjonalne wsparcie – oto oferta szyta na miarę współczesnego przedsiębiorcy.