Pojęcie wirtualnego biura – zagadnienia podstawowe

Wirtualne biuro (z ang. Virtual Office), czyli e-biuro to usługa polegająca na całkowitym outsourcingu obslugi biurowej bez konieczności fizycznej obecności firmy czy przedsiębiorstwa w danej lokalizacji. Umożliwia to użytkownikom przede wszystkim znaczną redukcję kosztów związanych m.in. z wynajęciem lokalu oraz zatrudnieniem pracowników do jego obsługi. Wirtualne biuro pozwala na rejestrację przedsiębiorstwa pod swoim adresem, a więc mobilni pracownicy i osoby prowadzące własną działalność gospodarczą w domu mogą korzystać niejako z prestiżu z jakim wiąże się posiadanie firmy pod adresem centrum biznesowego.

Wirtualne biura zapewniają swoim klientom szereg usług m.in. odbiór faksów i telefonów, odbiór i obsługę skrzynki mailowej, obsługę księgową i prawną, przechowywanie dokumentacji, wsparcie informatyczne i prawne, założenie rachunku bankowego, tworzenie biznesplanów, wynajem sal na spotkania biznesowe, wyrabianie pieczątek itd. Wirtualne biura są szansą dla ludzi, którzy chcą rozpocząć własną działalność przy jak najmniejszych kosztach. Pomysł na stworzenie e-biur pojawił się w roku 1994 za sprawą Raplha Gregory'ego. Chciał on w ten sposób usprawnić funkcjonowania podmiotów gospodarczych. Na podstawie przeprowadzonych przez siebie obserwacji stwierdził, że wielu przedsiębiorców nie potrzebuje własnego biura i chciałoby zredukować koszty prowadzonej działalności. Jego pomysł szybko zyskał na popularności. Zresztą firma przez niego założona cieszy się dużą popularnością co dzisiaj.

Jak działa wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to rozwiązanie dla firm nowo powstałych oraz tych już działających, które chcą zmniejszyć koty prowadzenia działalności gospodarczej. Usługa wirtualnego biura polega na zasadzie rejestracji działalności pod adresem firmy oferującej taką usługę. Później klient ma prawo umieszczenia tego adresu na swojej stronie internetowej czy wizytówkach. Najczęściej więc siedziby e-biur mieszczą się w centrach miast i na prestiżowych ulicach, aby podnieść renomę nowego przedsiębiorstwa.

Wirtualne biuro to świetna alternatywa dla firm, które chcą zaoszczędzić czas i pieniądze, a jednocześnie chcą posiadać prestiżowy adres wraz z profesjonalną obsługą sekretarską. Klienci mają jednak coraz większe oczekiwania, a więc oferta e-biur cały czas się rozszerza. W tej chwili duża liczba z nich oferuje również usługi w zakresie pomocy przy rejestracji firmy, a także wsparcie księgowe, prawne czy informatyczne. Dodatkowo umożliwiają fizyczne wynajęcie przestrzeni biurowej, sali konferencyjnej (także na godziny) oraz przechowywanie firmowej dokumentacji. Od niedawna niektóre wirtualne biura pełnią też rolę rzeczywistych przedstawicieli swoich klientów, którzy coraz chętniej przenoszą część swoich obowiązków na obsługującą ich firmę (np. reprezentowanie firmy w różnego rodzaju urzędach).

zarządzanie pocztą dla e biura

Na czym polega model pracy wirtualnego biura?

Model pracy wirtualnego biura nierozerwalnie związany jest z ideą coworkingu. Wiele biur coworkingowych umożliwia swoim użytkownikom przekazanie obowiązków dotyczących administrowania dokumentami, odbierania i wysyłania przesyłek czy obsługi przestrzeni coworkingowej. Dzięki temu młodzi przedsiębiorcy nie muszą zatrudniać sekretarki, a freelancerzy tracić czasu. Pozwala im to na zaoszczędzenie składek, które musieliby za zatrudnioną dodatkowo osobę odprowadzić do ZUS-u. Coworkerzy w jednym miejscu mają więc przestrzeń biurową do pracy oraz firmę, która zajmuje się ich dokumentami. Wszystko to w jednym miejscu, co jest niezwykle wygodnym rozwiązaniem.  To oszczędność czasu i pieniędzy. Wirtualne biuro zyskuje na popularności właśnie wśród coworkerów. Mogą bowiem oni w tym czasie zająć się wypełnianiem swoich obowiązków, nie martwiąc się o faktury, odbieranie i wysyłanie poczty czy wypełnianie innych dokumentów. Wirtualne biuro zajmuje się tym wszystkim w profesjonalny sposób za nich.

Kto może skorzystać z pracy w wirtualnym biurze?

Z wirtualnych biur korzystają zarówno małe firmy, jak i większe przedsiębiorstwa, także te z kapitałem zagranicznym, które dopiero chcą rozszerzyć swoją działalność na całą Polskę. To także propozycja dla osób fizycznych, które na stałe mieszkają poza terenem kraju. Niesie to ze sobą niewątpliwie szereg korzyści. Przede wszystkim wiąże się ze znacznym zredukowaniem kosztów początkującego przedsiębiorcy, gdyż nie trzeba wynajmować osobnego lokalu. To także oszczędność czasu i wygoda - wirtualne biura zapewniają bowiem swoim klientom pełną obsługę sekretarską, która informuje ich każdorazowo o otrzymanej korespondencji czy przesyłce kurierskiej.

Wszystko to możliwe jest oczywiście także dzięki Internetowy. Warunki współpracy można omówić online, korespondencja, która dociera do e-biura może być np. skanowana i odsyłana do klienta drogą mailową. Dzięki temu przedsiębiorca może w każdej chwili i miejsce na bieżąco mieć wgląd w aktualne dokumenty swojej formy. Poprawia to w dużym stopniu efektywność pracy i pozwala w pełni skupić się na prowadzonej działalności.